Электронная подпись: какую выбрать?

Что такое электронная подпись

С технической точки зрения, электронная подпись (ЭП) представляет собой уникальный код. Это последовательность символов (цифр и букв), в которой зашифрована информация о владельце. 

Юридически ЭП приравнивается к подписи, поставленной собственноручно. Использовать ее можно для визирования самых разных документов: договоров, актов выполненных работ, налоговых деклараций, патентных заявок и других. 

Существует три вида электронной подписи:

• простая (ПЭП),
• усиленная неквалифицированная (УНЭП),
• квалифицированная (УКЭП).

У каждой из разновидностей электронной подписи свой уровень защиты и возможности доступа.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП – наиболее распространенный и доступный вариант электронной подписи среди существующих. По своей сути она представляет собой любой способ, позволяющий подтвердить действие пользователя в цифровой среде. 

Мы пользуемся простой ЭП постоянно, часто не осознавая этого. Любая цифровая комбинация или действие, идентифицирующее вас и подтверждающее операцию, по сути является ПЭП. Ее «ключ» может выглядеть так:

1.  Стандартные логин и пароль для входа.

2.  Одноразовый код для подтверждения платежа или перевода.

3.  ПИН-код для разблокировки мобильного приложения.

4.  Отметка «Согласен с условиями» или галочка при онлайн-регистрации.

5.  Двухфакторная аутентификация (код из SMS + пароль).

ПЭП подходит для решения рутинных задач. Это может быть авторизация в личных кабинетах и информационных системах или подтверждение несложных действий внутри сервисов. В отличие от усиленных подписей (квалифицированной и неквалифицированной) ПЭП более уязвима, потому как не использует криптографические методы защиты. Из-за этого сферы применения простой подписи строго ограничены. Ее нельзя применять для подписания юридически значимых документов (договоров, отчетов в госорганы и т. д.). 

«Обычно ПЭП создается автоматически при регистрации в онлайн-сервисах («Госуслуги», банки, интернет-магазины). ПЭП не придает документу юридическую значимость без заключения дополнительного соглашения между участниками электронного взаимодействия, не гарантирует его неизменность с момента подписания, но подтверждает факт формирования определенным лицом», – рассказал моифинансы.рф администратор Telegram-канала «Об ЭП и УЦ» Евгений Лахаткин.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП – это значительно более защищенный тип электронной подписи, чем простая ЭП. Для ее создания владелец проходит верификацию личности в удостоверяющем центре (УЦ), который выпускает уникальный идентифицирующий сертификат. Еще один вариант – выпуск УНЭП в приложении «Госключ».

Усиленная неквалифицированная электронная подпись не только подтверждает личность того, кто подписал электронный документ, но и фиксирует и сообщает владельцу о любых изменениях, внесенных в него после подписания: на почту придет оповещение о том, что в документ были внесены изменения. 

Этот вид электронной подписи может быть использован, например, для подписания акта выполненных работ сотрудником, который устроен по договору ГПХ. 

Пример:

Автор написал сценарий программы для компании Х → компания Х выслала автору акт выполненных работ → автор подписал акт с использованием УНЭП.

Основное назначение УНЭП – электронный документооборот между сотрудниками компании или с контрагентами. При этом стороны должны подписать соглашение, которое позволяет использовать электронную подпись. 

Как получить сертификат УНЭП в приложении «Госключ»

Мобильное приложение «Госключ» позволяет бесплатно оформить сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Кроме того, в приложении удобно создавать, хранить и использовать ключи электронной подписи. Важное преимущество: для работы с ключами не требуются специальные носители (токены), а для процедуры подписания не нужен внешний криптопровайдер.

Для оформления сертификата УНЭП потребуются:

1. Подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги».
2. Наличие СНИЛС, указанного в вашем личном кабинете «Госуслуг». 
3. Действующий номер мобильного телефона, прикрепленный к учетной записи «Госуслуг» (на него придет SMS с кодом активации во время регистрации в «Госключе»).

Оформить сертификат УНЭП можно в приложении «Госключ». Для этого выполните следующие действия:

1.  Загрузите приложение «Госключ» из официального магазина приложений: RuStore, Google Play, App Store или AppGallery. 

2.  Пройдите регистрацию в приложении, подтвердив согласие с правилами сервиса.

3.  Создайте сертификат УНЭП, внимательно следуя инструкциям и подсказкам, которые будут появляться на экране вашего устройства.

Как подписать документ УНЭП? 

1. Откройте документ: Это может быть договор в Word, счет в PDF, акт в Excel, XML-файл.
2. Найдите кнопку «Подписать ЭП» или «Добавить подпись».
3. Введите пароль/ПИН.
4. Готово! Документ подписан. Подпись может стать частью файла (видимая подпись в PDF) или  прикрепиться к нему в качестве отдельного файла (например, sig).

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП представляет собой наиболее защищенный вид электронной подписи. Она признается эквивалентом собственноручной подписи, так как подделать ее невозможно. Основу УКЭП составляют криптографические методы защиты информации. Обязательным условием является запись сертификата подписи на специальный, сертифицированный физический носитель (такой как USB-токен), отвечающий всем стандартам безопасности.

Выпуск сертификатов для усиленной квалифицированной ЭП проводят аккредитованные удостоверяющие центры. Также ее можно сделать в приложении «Госключ». Для организаций и индивидуальных предпринимателей единственным поставщиком УКЭП выступает Удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица.

В отличие от обычной подписи УКЭП нельзя увидеть. Она представляет собой электронный сертификат, который хранится в приложении (например, «Госключ»). Один из участников договора формирует документ или пакет документов и отправляет их в приложении второму участнику, где тот может его подписать с использованием УКЭП. В нижней части документа появится предложение его подписать. Достаточно просто будет нажать «Подписать документы».

Сфера использования усиленной квалифицированной электронной подписи наиболее обширна: документы, подписанные УКЭП, автоматически приобретают юридическую силу, не требуя подтверждающих договоренностей между участниками электронного взаимодействия.

Усиленная квалифицированная электронная подпись применяется в следующих сферах:

• подача исков в суд и т. д.;  
• работа с государственными информационными системами (ЕГАИС, ГИС ЖКХ);  
• участие в госзакупках и торгах (44-ФЗ, 223-ФЗ); 
• сдача отчетности в ФНС, СФР; 
• снятие самозапрета на кредит;
• подписание Договора долевого участия;
• подписание ипотечных договоров;
• регистрация товарного знака.

УКЭП в отличие от УНЭП может использоваться для подписания документов, которые направляются в государственные органы.

Как получить сертификат УКЭП в приложении «Госключ»

Приложение «Госключ» позволяет бесплатно оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). 

Для оформления сертификата УКЭП потребуются:

1. Подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги» с указанными в профиле СНИЛС и ИНН.
2. Номер телефона, привязанный к этой учетной записи (на него придет SMS с кодом активации при регистрации в приложении).
3. Подтверждение личности одним из способов:

• действующий загранпаспорт нового образца и смартфон/планшет с NFC-модулем;
• подтвержденная биометрия (если вы зарегистрированы в Единой биометрической системе – ЕБС);
• личное посещение МФЦ или банка (с паспортом РФ). Уточняйте доступность услуги в конкретных отделениях на карте.

Процесс получения:

1. Загрузите приложение «Госключ» из RuStore, Google Play, App Store или AppGallery.
2. Зарегистрируйтесь и примите условия использования сервиса.
3. Создайте сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), следуя инструкциям в приложении.
4. Оформите сертификат УКЭП, пройдя процедуру подтверждения личности выбранным способом.

После успешного оформления УКЭП вы сможете подписывать документы в «Госключе». Это могут быть:

• ваши собственные файлы, загруженные через функцию подписания;
• портал «Госуслуги» (услуги, поддерживающие работу с приложением);
• внешние информационные системы, интегрированные с «Госключом».

Кому нужна электронная подпись, а кто может без нее обойтись?  

В эпоху цифровизации электронная подпись перестала быть экзотикой. Но нужна ли она именно вам? Здесь нет универсального ответа: все зависит от цели. 

1.  Фрилансеры и самозанятые

Работа с юридическими лицами. Если вы оказываете услуги или продаете товары компаниям, для заключения договоров и подписания актов приемки-сдачи работ через электронный документооборот УКЭП обязательна.

Упрощенная регистрация ИП/ООО: через портал «Госуслуги» с УКЭП это делается за считанные минуты.

2.  Сотрудники на удаленке

Трудовой договор и сопутствующие документы. Все больше компаний переходит на удаленку с полным юридическим оформлением через электронный документооборот. Подписать заявление, приказ, допсоглашение к договору можно только с ЭП работника.

3.  Активные пользователи «Госуслуг»

Получение расширенного перечня услуг. Для записи ребенка в сад/школу, подачи заявления на загранпаспорт нового поколения, регистрации недвижимости в Росреестре, получения выписок из ЕГРН/ЕГРИП часто требуется УКЭП. Она дает доступ к самым сложным и востребованным услугам без визита в МФЦ.

4.  Бизнесмены и юрлица (особенно в сфере госзакупок)

• Участие в электронных торгах (ЭТП). Без квалифицированной ЭП (КЭП) вход на площадки типа Сбербанк-АСТ, РТС-тендер и ETP.Zakupki.gov.ru просто закрыт. Подача заявок, подписание контрактов – только с ЭП.
• Сдача электронной отчетности. ФНС, ФСС, Росстат – все основные контролирующие органы принимают отчеты онлайн исключительно с КЭП. Это быстрее, надежнее и избавляет от походов по инстанциям с папками бумаг.
• Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Договоры, акты, доверенности, подписанные КЭП внутри компании и с контрагентами, имеют ту же силу, что и бумажные с печатью и подписью. Наличие ЭП ускоряет процессы.
• Регистрация онлайн-касс: ЭП требуется при подключении кассы к ОФД.

5.  Участники судебных процессов:

Электронное правосудие: подача исковых заявлений, жалоб, ходатайств и получение судебных документов через системы типа «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие» требует УКЭП.

Жить без электронной подписи можно. Это могут быть люди, которые  принципиально ходят в налоговую, СФР, МФЦ, на почту с бумажными заявлениями. Есть те, кто подписывает все договоры (кредиты, услуги ЖКХ) лично на бумаге. Но нужно понимать, что такой подход становится все более устаревшим.

С каждым годом сфера применения электронной подписи расширяется. Например, ЭП позволяет установить и снять самозапрет на кредиты. Это говорит о том, что со временем электронная подпись получит еще более широкое применение и даже адепты бумажного документооборота и личных автографов вынуждены будут перейти в цифру.