Самозанятые в бизнесе: правила для работодателя

Более 7 миллионов человек стали самозанятыми с 2019 года, когда в России стал действовать налоговый режим НПД. Ежедневно самозанятыми становятся в среднем 7,5 тыс. человек. Специальные льготы делают привлечение самозанятых выгодным бизнесу: за них не нужно отчислять НДФЛ и страховые взносы, а оплату их работы можно отнести к расходам. Однако государство внимательно следит, чтобы компании не подменяли самозанятостью трудовые отношения: для этого существуют четкие правила взаимодействия с обладателями статуса НПД.

Налоговые преимущества

Самозанятый россиянин — это тот, кто платит специальный налог на профессиональный доход (НПД): 4% на доход с физических лиц, 6% — от компаний.

Главный плюс такого сотрудника для работодателя — экономия. Оплату его работы можно отнести к расходам, тем самым сократив объем налогов для компании.

На практике это значит, что бизнесу не нужно платить за такого работника подоходный налог (НДФЛ 13%) и страховые взносы, а это 30% от фонда оплаты труда (ФОТ). Они идут в:

Пенсионный фонд России (22%),
Фонд социального страхования (2,9%),
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%).

На какую работу можно брать самозанятых

Среди видов деятельности, которые работодатель может доверить самозанятым, можно выделить:

IT-сферу. Это может включать администрирование, анализ и обработку данных, верстку, дизайн и техническую поддержку. Для выполнения конкретных заданий можно нанять компьютерного мастера, веб-мастера и программиста.

Авто. В статусе самозанятых могут работать водители, перевозчики грузов и пассажиров. Также по этому виду договора можно получить услуги автомойщиков, автосервиса и автоэвакуации.

Информационная сфера. Включает проведение конкретных исследований, маркетинг, рекламу, сбор мнений и услуги переводчика.

Финансы. Например, по такому контракту можно получать страховые услуги или обеспечивать работу бухгалтера и финансовых консультантов.

Юридическая поддержка: консультирование, включая налоговое, и юридические услуги.

Обучение и развлечения. Самозанятыми можно нанять, например, преподавателя английского для сотрудников компании или аниматора для корпоративного мероприятия.

Ограничения для посредников

Самозанятыми не могут быть:

продавцы подакцизных и требующих маркировки товаров. Самозанятым разрешено продавать лишь продукцию собственного изготовления;

те, кто работают на основе агентского договора или сдают в аренду офисы или другие коммерческие помещения;

курьеры, которые не только доставляют товар, но и принимают платежи в интересах работодателя (исключение может быть только в случае, если у такого сотрудника есть собственная онлайн-касса, оформленная именно на него).

Кого можно нанимать и как оформлять

С одной стороны, у работодателей нет ограничений по числу сотрудников при найме обладателей статуса НПД. Однако для того, чтобы использовать труд самозанятых, работодателю нужно убедиться, что работа такого сотрудника соответствует двум критериям. Первый — на него возложены функции, которые не выполняет никто другой в штате. Второй — такой человек работает по индивидуальному графику.

Если одно из этих условий нарушено, Федеральная налоговая служба увидит в этом попытки уйти от налогов, что закончится соответствующими санкциями для компании. Для того, чтобы этого не случилось, нанимателю стоит убедиться, что он соблюдает следующие правила.

НПД — договор. При оформлении самозанятого сотрудника нужно указать, что договор заключен именно с ним как с обладателем статуса НПД. Такой договор должен быть гражданско-правовым. Кроме того, в документе нужно указать, какая именно услуга была оплачена, и оценить ее выполнение — для этого прикладываются акты проведенных работ.

Индивидуальный график. По закону, сотрудники со статусом самозанятого — это те, кто оказывает работодателю конкретную услугу и чья деятельность не встроена в общий рабочий процесс. Часы работы такого человека не должны быть привязаны к графику тех, кто работает в штате. Это значит, что в договоре с самозанятым сотрудником не должно быть пунктов, которые говорят о трудовых отношениях: графика работы, должностных инструкций, даты выплаты вознаграждения и т.п.

Важно!

В случае если владелец НПД работает как часть коллектива и его деятельность встроена в общий рабочий процесс — например, он выходит по тому же графику, что и те, кто зачислен в штат, с точки зрения Федеральной налоговой службы (ФНС), это трудовые отношения, которые работодатель обязан оформить с помощью соответствующего трудового договора.

Повторный найм. Одно из основных ограничений при выборе обладателей статуса НПД — компания не должна использовать труд своих бывших сотрудников. Работодатель не может их нанимать в течение двух лет после расторжения трудового договора. Это правило должно гарантировать, что не произойдет подмены понятий и бизнес не будет заменять трудовые отношения сотрудничеством с самозанятыми.

Как работодателю обезопасить себя

При найме самозанятого очень важно убедиться, что такой статус у работника есть и он действителен. Это поможет в дальнейшем избежать возможных проблем с налоговой — если, например, выяснится, что сотрудник не зарегистрировался официально как обладатель НПД, получил статус и снялся с учета или же утратил на него право. В случае проверки со стороны ФНС компания может столкнуться со штрафами.

Проверить онлайн. При оформлении физлица как самозанятого ФНС рекомендует попросить его подтвердить налоговый статус. Для этого будущий сотрудник может предоставить справку о регистрации в качестве НПД или же работодатель может проверить эту информацию сам на сайте ФНС.

Следить за доходами. Если компания предпочитает нанимать самозанятых, то стоит следить за тем, чтобы такие сотрудники не утрачивали право на этот статус. Это происходит, если суммарный доход самозанятого за год превышает 2,4 млн руб. После достижения лимита физлицо лишается права на НПД до конца года, и его отношения с работодателем меняются — их нужно будет оформлять уже как трудовые. В этом случае налоговые обязательства работодателя меняются и на его плечи ложится стандартный пакет выплат, включая НДФЛ и страховые взносы.