Как правильно заполнить 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Форма 6-НДФЛ

6-НДФЛ – декларация о подоходном налоге физических лиц – документ, который должен сдавать каждый работодатель, у которого есть сотрудники. Декларация 6-НДФЛ содержит информацию о доходах персонала и суммах НДФЛ, отправленных в государственный бюджет. Это сводные данные по всей компании, а не по каждому работнику. С помощью такой формы отчета налоговая контролирует, вовремя ли работодатель удержал налог из зарплаты персонала и перевел ли его в казну. 

Кто обязан сдавать такую декларацию:

• российские организации;
• индивидуальные предприниматели;
• нотариусы, занимающиеся частной практикой;
• адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;
• обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Если за отчетный период сотрудники не получали выплаты, предоставлять данные не требуется.

Отчетность составляется, если физическое лицо:

• является сотрудником компании или ИП и получает вознаграждение по трудовому договору;
• работает по договору подряда или оказания услуг;
• сдает недвижимость или автомобиль в аренду ИП;
• получает материальную помощь.

Исчисление суммы налога производится нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца по всем доходам сотрудника.

Куда и когда сдавать 6-НДФЛ?

Форму 6-НДФЛ за 2021 год нужно оформлять по обновленным правилам и на измененном бланке.

Заполненную декларацию отправляют в отделение налоговой службы по адресу регистрации юридического лица или ИП. Если в отчетный период численность сотрудников, получивших доход, составила меньше 24 человек, предоставить декларацию можно на бумажном носителе, а если более 25 – только в электронном виде.

Если у компании имеются обособленные подразделения, то сдать документы можно по месту нахождения учета. Удобнее всего передать сведения через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы РФ. Для этого необходимо завести цифровую подпись, она делается там же, в личном кабинете, не больше чем за сутки. 

Составлять декларацию 6-НДФЛ нужно четыре раза в год:

• до конца апреля – за первый квартал;
• до конца июля – за полгода;
• до конца октября – за 9 месяцев;
• до начала марта следующего года – за год.

Если финальный срок сдачи документов выпадает на выходной, то он переносится на ближайший рабочий день.

Для самого работника эта информация появляется на портале «Госуслуги» по мере того, как будет обработана налоговым органом, но не позднее июля следующего года. То есть у работника нет необходимости запрашивать эту справку, например, для подачи на налоговый вычет.

Что изменилось в правилах заполнения 6-НДФЛ

Как заполнять новую форму 6-НДФЛ, налоговая описала в своем приказе. 

Главное, на что необходимо обратить внимание: новые строки для заполнения и коды видов доходов и вычетов.

1. В разделе 2 и приложении № 1 к расчету появилась новая строка: «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету». 

  2.   Добавлены новые коды в приложение № 1 и в «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». 

• 1401 – доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования жилого недвижимого имущества;
• 1402 – прочее недвижимое имущество;
• 2015 – суточные, превышающее 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ.

Новые коды социальных вычетов:

• 323 – приобретение лекарственных препаратов;
• 324 – медицинские услуги.

  3.  Еще одно обновление связано с прогрессивной ставкой по НДФЛ.

Как сформировать и заполнить 6-НДФЛ

Отчетность включает в себя титульный лист, два раздела и приложение, каждый из которых необходимо правильно заполнить. 

• Титульный лист. Включает в себя информацию об ИНН и КПП фирмы, ее наименовании, отчетном периоде, номере налоговой, куда отправляется документ.
• Раздел 1 содержит сроки перечисления и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода. 
• Раздел 2 содержит обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
• Приложение №1 – справка о доходах и вычетах физлиц по месяцам, содержит информацию, которая раньше была в справке 2-НДФЛ.

Титульный лист

На титульном листе указываем код отчетного периода:

Код по месту нахождения: 

ИП по месту жительства указывает код «120».

Когда ИП сдает отчет по месту деятельности, то используется код «320». 

Глава Крестьянского(фермерского) хозяйства указывает код «124».

Название организации указываем в сокращенном варианте, согласно учредительным документам. Если сокращенное наименование отсутствует, то указывается полное наименование.

Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика заполняются в соответствующих графах. Указывать нужно код того муниципального образования, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Узнать код ОКТМО можно на сайте Росстата. 

С 1 января 2022 года, если ИП или глава КФХ снят с учета, в поле «Отчетный период (код)» указывается один из следующих кодов:

• 83 – если расчет подается за I квартал;
• 84 – за полугодие;
• 85 – за 9 месяцев;
• 86 – за год.

Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»

Количество заполненных строк с полями 021–022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки (зарплата, больничные, дивиденды и др.). 

В поле 030 указывают общую сумму налога, возвращенную налоговым агентом физлицам в 4 квартале.

• Поле 010: КБК налога.
• Поле 020: удержанная сумма налога за 3 месяца отчетного периода.
• Поле 021: срок перечисления НДФЛ по ст. 226 НК РФ (на следующий рабочий день после выплаты дохода, а для отпускных и больничных – последний день месяца, в котором они выплачены). Фактическая дата перечисления роли не играет.
• Поле 022: сумма, которую надо перечислить в срок, из поля 021 (все доходы с одним сроком перечисления налога указывают одной суммой).
• Поле 030: сумма НДФЛ, возвращенного работникам в 4-м квартале.
• Поле 031: дата возврата.
• Поле 032: возвращенная сумма.

Чтобы вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, необходимо суммировать налог со всех доходов, выплаченных работникам в отчетном периоде. То есть сумма значений всех полей 032 должна соответствовать значению поля 030.

Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»

Самые заметные изменения для отчетности появились именно в разделе 2, который отражает обобщенные по всем сотрудникам суммы дохода, а также исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. 

По сравнению с предыдущей формой 6-НДФЛ здесь изменились номера некоторых строк, например, появилось новое поле 120, а прежнее 090 –  стало 190 и т. д.

• Поле 110: общая сумма заработной платы работников за год и все

полученные в году отпускные, больничные и другие доходы, без уменьшения на налог и вычеты.

•  Поле 111: сумма дивидендов. 
•  Поле 112: сумма дохода по трудовым договорам (контрактам).
•  Поле 113: сумма дохода по гражданско-правовым договорам, если

предмет договора – выполнение работ/оказание услуг.

•  Поле 115: из строк 112 и 113 сумма начисленного дохода по всем

высококвалифицированным специалистам.

•  Поле 120: общее количество физлиц, которым в отчетном периоде

начислен облагаемый налогом доход. Если работник был несколько раз

уволен и принят на работу в течение года, он учитывается один раз.

• Поле 121: из поля 120 выделяют количество

высококвалифицированных специалистов, получивших доход с начала года.

• Поле 130: общая сумма налоговых вычетов, которые предоставлены с начала года.

• Поле 140: сумма налога, исчисленная с начала года.
• Поле 141: сумма налога, исчисленная с дивидендов.
• Поле 142: сумма налога, исчисленная с доходов

высококвалифицированных специалистов.

• Поле 150: сумма фиксированного авансового платежа, принимаемого в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

• Поле 155: сумма налога на прибыль, подлежащую зачету.
• Поля 160-180: данные об удержании налога.
• Поле 190: сумма возвращенного агентом налога. Заполняется нарастающим итогом.

Справка о доходах

Приложение № 1 – справка о доходах и суммах налога физических лиц (экс 2-НДФЛ). Отличие состоит в том, что из Приложения исключены сведения о налоговом агенте, периоде, налоговом органе.

Однако, если организация или ИП с наемными работниками ликвидируется/прекращает деятельность до окончания налогового периода, справка включается в расчет за конечный отчетный период.

• Раздел 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода»;
• Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода», который дополнен новыми полями «Код бюджетной классификации» и «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету»;
• Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
• Новый раздел 4, в котором указываются сведения о доходе физлица, с которого налоговый агент не смог удержать НДФЛ, а также сумма неудержанного налога.

Правила заполнения разделов 1, 2, 3 справки и приложения к ней – «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» – аналогичны правилам заполнения 2-НДФЛ.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается код статуса налогоплательщика:

• 1 – если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ;
• 2 – если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ;
• 3 – если налогоплательщик – высококвалифицированный специалист, не является налоговым резидентом РФ;
• 4 – если налогоплательщик – участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом РФ), не является налоговым резидентом РФ;
• 5 – если налогоплательщик – иностранный гражданин (лицо без гражданства), признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ, не является налоговым резидентом РФ;
• 6 – если налогоплательщик – иностранный гражданин, осуществляет трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента;
• 7 – если налогоплательщик – высококвалифицированный специалист, является налоговым резидентом РФ.

Если сотрудник получил больше 5 млн рублей в год, в расчете 6-НДФЛ за 2021 год надо заполнить две страницы справки по каждой ставке налога: одну для ставки 13%, вторую для ставки 15%.

Нулевой 6-НДФЛ за 2021 год

Обязанность сдавать форму 6-НДФЛ возникает только в том случае, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть была хотя бы одна выплата физическому лицу. 

• Заработная плата;
• Больничный;
• Материальная помощь;
• Вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора.

Если раньше компания была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать не нужно. Однако эксперты рекомендуют отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет по причине утраты компанией или ИП статуса налогового агента. 

Ответственность

За пропущенную декларацию организации или ИП грозит штраф в размере  1 000 рублей за каждый месяц просрочки, период которой считается с момента, когда было необходимо предоставить сведения, до даты передачи декларации в налоговый орган (статья 126 НК). Через 10 рабочих дней после истечения срока подачи отчетности ФНС имеет право заблокировать банковские счета компании.

Помимо этого предусмотрена личная ответственность для руководства фирмы. Претензии возможны к директору или главному бухгалтеру. Штраф для ответственного сотрудника – от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).