Все ходы записаны
Трудовая книжка может быть утеряна как работодателем, так и сотрудником. Она может прийти в негодность в результате потопа, пожара, неудачно разлитой чашки кофе или другой неприятности.
В документе указывается полная информация о трудовой деятельности и поощрениях сотрудника, а также другие записи с предыдущих мест работы. Выписать дубликат имеет право последний работодатель, а вот поиск подтверждающих документов – это обязанность сотрудника вне зависимости от того, кто или что стало причиной утраты документа.
Если виноват сотрудник
Сотрудник может потерять трудовую книжку при переходе с одного места работы на другое. В таком случае лучше не медлить и обратиться к последнему работодателю с заявлением, составленным в свободной форме. На то, чтобы выдать человеку дубликат трудовой книжки, кадровому отделу отводится 15 дней. Отказывать в выдаче нельзя.
Словам работодатель не поверит. Для правильного заполнения дубликата трудовой книжки необходимо предоставить подтверждающие документы – справки с предыдущих мест работы. Если организация реорганизована, то следует найти ее правопреемницу и запросить документы там. Если компания ликвидирована, то можно обратиться в государственный архив. Полученные там данные – законное основание для внесения их в дубликат трудовой книжки.
Важно!
Невозможен сейчас и популярный ранее вариант, когда отдел кадров заводил новую трудовую книжку при приеме на работу сотруднику, который ее потерял или говорит, что потерял. Сейчас, чтобы завести новую бумажную трудовую, нужно предоставить сведения о трудовом стаже. Отдел кадров вправе запросить форму СТД-Р или СТД-ПФР (ее можно заказать через «Госуслуги» и направить в электронном виде работодателю). Также от работника попросят письменное заявление, в котором потребуется указать причины отсутствия трудовой книжки и информацию о наличии стажа до настоящего трудоустройства.
Удобный способ добыть необходимую информацию о стаже и предыдущих местах работы – обращение в Пенсионный фонд России. Следует написать заявление и передать его в отделение ПФР по месту жительства, где должны дать ответ в течение 10 дней. Заказать выписку из Пенсионного фонда можно также в МФЦ или через сайт «Госуслуги».
Если все подтверждающие документы собрать не удалось, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся сведения, даже если они будут неполными.
Если виноват работодатель
Утеря или порча трудовой книжки также может происходить по вине работодателя. В случае если в организации от неаккуратных действий кадрового отдела пострадал один сотрудник, то алгоритм дальнейших действий такой же, как описано выше. Однако кадровикам рекомендуется оказывать содействие в сборе необходимой информации. Например, посылать запросы в архив или в компании, где раньше был трудоустроен сотрудник.
Если произошла утеря или порча сразу нескольких трудовых книжек, то порядок действий иной: собирается специальная комиссия, которая расследует обстоятельства произошедшего. По результатам расследования составляется акт, на основании которого кадровый отдел выписывает дубликаты трудовых книжек сотрудникам.
Бумажные и электронные трудовые
Проще всего восстановить трудовую книжку тем, кто начал свою трудовую деятельность в 2021 году. Им бумажный носитель не оформлялся вовсе - так положено по закону, а вся информация содержится только в электронном виде и уже передана ПФР.
У граждан, которые имели трудовой стаж и раньше, с 1 января 2020 года появилось право перейти на электронные трудовые книжки. Работодатели тех, кто выбрал цифровой носитель, обязаны предоставлять в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работника, если в отношении него применялись какие либо кадровые решения: прием, перевод на другую работу, увольнение и т. д.
При желании в такую электронную трудовую книжку можно включить подробные сведения и за рабочие периоды до 2020 года. Для этого нужно прийти в отделение Пенсионного фонда с оригиналом трудовой.
Важно!
Нет трудовой – не будет пенсии?
При утрате трудовой книжки часто возникают опасения по поводу утери трудового стажа при назначении пенсии. Проверить информацию о пенсионных правах (об учтенных местах трудоустройства, размере начислений работодателей, индивидуальном пенсионном коэффициенте по годам трудовой деятельности и совокупно, расчете стажа) можно в выписке из лицевого счета (форма СЗИ-ИЛС) из ПФР. Ее можно заказать через МФЦ, «Госуслуги» и при личном посещении ПФР.
Если для начисления страховой пенсии не хватает подтвержденного трудового стажа, можно его докупить. О том, как это сделать и кому это может быть выгодно, писали здесь.
А здесь читайте о том, как можно увеличить пенсионные выплаты – вплоть до двукратного роста.
